Lexware Office mit GoCardless verbinden

Warum überhaupt eine Verbindung?

Wer Rechnungen in Lexware Office erstellt und Lastschriften über GoCardless einzieht, arbeitet ohne Verbindung in zwei getrennten Systemen: Rechnung öffnen, Betrag und Kunde prüfen, Mandat suchen, Zahlung anlegen und später den Status kontrollieren. Dieser Medienbruch kostet nicht nur Zeit; er erhöht auch das Risiko von Zahlendrehern, falschen Zuordnungen oder einem versehentlichen zweiten Einzug.

SepaPilot liest die relevanten offenen Rechnungen über die Lexware Public API und gleicht sie mit den von Ihnen freigegebenen GoCardless-Mandaten ab. Nur wenn Rechnung, Kunde, Fälligkeit, Mandat und Ihr Betragslimit zusammenpassen, kann ein Einzug entstehen.

Der Datenfluss in fünf Schritten

1. Lexware Office liefert offene Rechnungen und die zugehörigen Kontaktdaten.
2. SepaPilot berücksichtigt ausschließlich Kunden, die Sie vorher einem aktiven GoCardless-Mandat zugeordnet haben.
3. Fälligkeit, Betrag, Testmodus und maximales Einzugslimit werden geprüft.
4. Im Livebetrieb wird die Zahlung bei GoCardless mit Rechnungsbezug angelegt.
5. Webhook-Ereignisse von GoCardless aktualisieren den sichtbaren Zahlungsstatus in SepaPilot.

Diese Voraussetzungen brauchen Sie

• ein aktives Lexware-Office-Konto mit Zugriff auf die Public API,
• ein GoCardless-Konto im gewünschten Live- oder Sandbox-Umfeld,
• bestehende aktive Mandate für die Kunden, die automatisch eingezogen werden sollen,
• einen Lexware-API-Schlüssel, einen GoCardless Access Token und einen eingerichteten Webhook.

Lexware Office ist der aktuelle Name des früher als lexoffice bekannten Produkts. SepaPilot verwendet die aktuelle Lexware-API-Adresse und prüft den eingegebenen Schlüssel, bevor eine Verbindung als funktionsfähig markiert wird.

Welche Kontrolle bleibt bei Ihnen?

Die Automatisierung ist absichtlich nicht „alles oder nichts“. Sie entscheiden pro Kunde, ob ein Mandat zugeordnet wird. Ein Testmodus zeigt zunächst nur eine Vorschau. Außerdem legen Sie einen Höchstbetrag pro Einzug fest. Der Livebetrieb wird erst nach einem Systemcheck bewusst aktiviert.

Falls Sie noch keine Mandate haben oder diese automatisch per E-Mail anfordern möchten, ist SepaPilot aktuell nicht das passende Werkzeug. SepaPilot konzentriert sich auf den sicheren, schlanken Einzug mit bereits vorhandenen GoCardless-Mandaten.

Verbindung einrichten

Starten Sie mit dem Lexware-Office-API-Schlüssel. Danach erstellen Sie den GoCardless Access Token und richten den Webhook mit der von SepaPilot angezeigten URL ein. Jeder gespeicherte Schlüssel wird im Browser nur maskiert dargestellt; der vollständige Wert wird nicht zurück an das Frontend übertragen.