Was bedeutet „offen“ in diesem Ablauf?
SepaPilot orientiert sich am Rechnungsstatus und an der Fälligkeit in Lexware Office. Eine Rechnung wird nicht allein deshalb eingezogen, weil sie existiert. Sie muss offen, fällig und einem von Ihnen freigegebenen Kunden mit aktivem GoCardless-Mandat zugeordnet sein.
Das unterscheidet einen kontrollierten Lastschriftprozess von einer pauschalen Übertragung aller offenen Posten. Rechnungen von Kunden ohne Zuordnung, ohne Mandat oder oberhalb Ihres Betragslimits werden nicht automatisch belastet.
Fälligkeit statt „sofort abbuchen“
Der Einzug richtet sich nach dem in der Rechnung hinterlegten Zahlungsziel. In der täglichen Prüfung werden noch nicht fällige Belege übersprungen. Dadurch bleibt die in Lexware Office dokumentierte Vereinbarung mit Ihrem Kunden der Ausgangspunkt.
Schutzmechanismen vor dem Einzug
Kundenauswahl
Nur aktiv zugeordnete Kontakte werden berücksichtigt. Eine neue Rechnung allein löst keine Freigabe aus.
Betragslimit
Zu hohe Beträge werden blockiert, auch wenn der Kunde sonst für Lastschrift vorgesehen ist.
Testmodus
Die Auswahl lässt sich mit echten Rechnungsdaten prüfen, ohne eine Zahlung bei GoCardless anzulegen.
Eindeutigkeit
Die technische Rechnungs-ID verhindert eine zweite Verarbeitung derselben Forderung.
Welche Vorgänge brauchen weiterhin Aufmerksamkeit?
Automatisierung beseitigt nicht jede Ausnahme. Fehlende oder inaktive Mandate, zurückgebuchte Zahlungen, abgelaufene Zugangsdaten, Beträge oberhalb des Limits oder Unstimmigkeiten bei der Zuordnung müssen geprüft werden. SepaPilot sammelt solche Fälle in den Status- und Einzugsansichten, statt sie als erfolgreichen Vorgang zu verstecken.
Wann passt der Ablauf?
Besonders sinnvoll ist er für einen überschaubaren, wiederkehrenden B2B-Kundenstamm: Wartungsverträge, Hosting, Agentur-Retainer, Beratungspakete oder andere regelmäßig fakturierte Leistungen. Wenn Sie zuerst neue Mandate einsammeln oder Zahlungseingänge automatisch in Lexware Office verbuchen möchten, benötigen Sie derzeit zusätzliche Prozesse oder ein anderes Produkt.
Für monatlich neu erzeugte Belege lesen Sie Serienrechnungen per SEPA-Lastschrift einziehen. Den technischen Gesamtfluss erklärt SEPA-Lastschrift mit Lexware Office.
Offene Rechnungen zuerst nur ansehen
Im Testmodus sehen Sie die geplante Auswahl, bevor Sie den Livebetrieb aktivieren.
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