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Wiederkehrende Abrechnung

Serienrechnungen automatisch per SEPA-Lastschrift einziehen

Wenn Lexware Office jeden Monat die Rechnung erzeugt, sollte der passende Lastschrifteinzug nicht jeden Monat erneut Handarbeit sein.

Der typische Anwendungsfall

Agenturen, IT-Dienstleister, Hosting-Anbieter und Berater stellen häufig gleichartige Monatsrechnungen: Betreuung, Wartung, Lizenzen oder Retainer. Lexware Office kann solche Belege als Serienrechnungen erzeugen. Ohne Verbindung zu GoCardless muss anschließend jede neue Rechnung erneut gefunden und als Zahlung übertragen werden.

SepaPilot arbeitet nicht mit einem starren monatlichen Zahlplan, sondern mit der tatsächlich in Lexware Office entstandenen Rechnung. Dadurch bleiben Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit die maßgeblichen Daten für den Einzug.

Wie die Automatik entscheidet

  • Ist die Rechnung noch offen?
  • Ist das Fälligkeitsdatum erreicht?
  • Wurde der Kunde ausdrücklich für Lastschrift ausgewählt?
  • Gibt es ein aktives GoCardless-Mandat?
  • Liegt der Betrag unter dem von Ihnen festgelegten Höchstwert?
  • Wurde genau diese Lexware-Rechnung bereits verarbeitet?

Nur wenn die Regeln passen, wird im Livebetrieb eine Zahlung angelegt. Jede konkrete Rechnung erhält eine eindeutige technische Zuordnung. Eine neue Monatsrechnung ist damit ein neuer Vorgang; dieselbe Rechnung bleibt gegen erneute Verarbeitung geschützt.

Was passiert bei abweichenden Beträgen?

Serienrechnungen sind nicht immer exakt gleich. Zusatzleistungen, Gutschriften oder Preisänderungen können den Betrag verändern. SepaPilot übernimmt deshalb nicht blind einen alten Zahlbetrag. Maßgeblich ist die aktuelle offene Rechnung – begrenzt durch Ihr maximales Einzugslimit.

Beispiel: Ihr monatlicher Retainer beträgt normalerweise 240 Euro, in einem Monat aber 580 Euro. Ist das Limit auf 500 Euro gesetzt, wird die höhere Rechnung nicht automatisch eingezogen und muss geprüft werden.

Beispiel: monatliche Website-Wartung

Illustratives Beispiel, kein Kundenbericht: Eine Agentur stellt Studio Beispiel jeden Monat 240 Euro für Website-Wartung in Rechnung. Lexware Office erzeugt den Beleg DEMO-1001. Der Kunde hat bereits ein aktives GoCardless-Mandat und wurde in SepaPilot bewusst zugeordnet.

  1. Rechnung entsteht: Die Rechnung bleibt in Lexware Office. SepaPilot liest beim nächsten Lauf die offenen Rechnungen.
  2. Fälligkeit wird geprüft: Im Beispiel sind keine Vorlauftage eingestellt. Vor Fälligkeit wird dieser Beleg nicht ausgewählt.
  3. Vorschau zeigt 240 Euro: Kunde, Mandat und Limit von 500 Euro passen. Im Testmodus entsteht noch keine echte Lastschrift.
  4. LIVE ist ausdrücklich freigegeben: Nach separater Abo-Buchung und erfolgreicher Freigabe kann SepaPilot die Zahlung bei GoCardless anlegen. Das Anlegen ist noch keine Auszahlung.
  5. Status folgt: GoCardless meldet Statusänderungen. Eine fehlgeschlagene oder zurückgegebene Lastschrift muss geklärt werden; sie wird nicht durch eine neue Vorschau automatisch erneut belastet.

Dieses Beispiel in der interaktiven Demo ansehen →

Was weiterhin in Lexware zu tun ist: SepaPilot schreibt derzeit keine automatischen Zahlungsbuchungen oder Buchungsvorschläge zurück. Kontrollieren Sie Zahlungseingänge und ordnen Sie diese in Ihrem Buchhaltungsablauf zu. Bei Teilzahlungen muss der offene Betrag in Lexware stimmen. Prüfen Sie parallele Überweisungen, Gutschriften und Rücklastschriften vor weiteren Zahlungsaktionen.

Mandate vorher sauber zuordnen

Für den Kunden muss bereits ein aktives SEPA-Mandat bei GoCardless existieren. In SepaPilot ordnen Sie den Lexware-Kontakt diesem Mandat zu. Diese bewusste Auswahl verhindert, dass allein durch das Vorhandensein einer Rechnung eine Belastung ausgelöst wird.

Empfohlener Start

  1. Verbindungen zu Lexware Office und GoCardless prüfen.
  2. Zunächst nur wenige Testkunden mit eindeutigen Mandaten zuordnen.
  3. Ein konservatives Betragslimit setzen.
  4. Mindestens eine vollständige Vorschau kontrollieren.
  5. Livebetrieb aktivieren und den ersten Zahlungsstatus beobachten.

Mehr zum gesamten Zusammenspiel finden Sie unter Lexware Office mit GoCardless verbinden. Wenn Ihr Schwerpunkt einzelne überfällige Belege sind, lesen Sie auch offene Rechnungen automatisch einziehen.

Serienrechnungen als Vorschau prüfen

Richten Sie die Verbindung ein und sehen Sie vor dem Livebetrieb, welche wiederkehrenden Rechnungen ausgewählt würden.

Kostenlos im Testmodus starten